La loi sur la liberté d'information de Virginie garantit aux citoyens du Commonwealth et aux représentants des médias l'accès aux documents publics détenus par les organismes publics, les fonctionnaires et les employés publics. La VBOA conserve les dossiers relatifs aux examens et aux licences des CPA.
Un document public est un écrit ou un enregistrement - qu'il s'agisse d'un document papier, d'un fichier électronique, d'un enregistrement audio ou vidéo, ou de tout autre format - qui est préparé ou détenu par un organisme public ou ses fonctionnaires, employés ou agents dans le cadre d'une activité publique. Tous les documents publics sont présumés ouverts et ne peuvent être retenus que si une exemption statutaire spécifique s'applique. La VBOA tient des registres sur les licences des CPA et les mesures disciplinaires, ainsi que des registres généraux relatifs au fonctionnement de l'agence. La VBOA peut refuser de divulguer des documents en vertu d'exemptions statutaires, y compris des documents relatifs à des enquêtes en cours et des documents financiers privés.
La politique et l'objectif de la FOIA sont de promouvoir une sensibilisation accrue de toutes les personnes aux activités gouvernementales. Dans le cadre de cette politique, la FOIA exige que la loi soit interprétée de manière libérale, en faveur de l'accès, et que toute exemption permettant de ne pas divulguer des documents publics soit interprétée de manière restrictive.
FOIA droits
Les dossiers peuvent être demandés par courrier américain, par télécopie, par courrier électronique, en personne ou par téléphone. La FOIA n'exige pas que les demandes soient formulées par écrit, ni qu'elles indiquent spécifiquement qu'il s'agit d'une demande au titre de la FOIA.
Les personnes ont le droit de demander que les frais liés aux documents demandés soient estimés à l'avance.
Si une personne estime que ses droits au titre de la FOIA ont été violés, une requête peut être déposée auprès d'un tribunal de district ou de circuit afin d'obtenir le respect de la FOIA. L'individu peut également contacter le Conseil FOIA pour obtenir un avis consultatif non contraignant. Le Conseil FOIA propose également un formulaire de commentaire public en ligne sur son site web concernant l'assistance à un document demandé.
Demander des documents à la VBOA
Une personne a le droit de demander à consulter ou à recevoir des copies de documents publics, ou les deux.
La demande doit identifier les documents demandés avec une "spécificité raisonnable". Il s'agit d'une norme de bon sens. Elle ne fait pas référence au volume ou au nombre de documents demandés et ne les limite pas ; elle exige au contraire que la personne soit suffisamment précise pour que le VBOA puisse identifier et localiser les documents appropriés.
La demande doit porter sur des dossiers ou des documents existants. La FOIA donne le droit d'inspecter ou de copier des documents ; elle ne s'applique pas à une situation où des questions générales sur le travail de la VBOA sont posées, ni n'oblige la VBOA à créer un document qui n'existe pas.
Les documents peuvent être reçus sous n'importe quel format utilisé par la VBOA dans le cadre de ses activités habituelles.
Le dépôt d'une demande de FOIA n'est pas une procédure contradictoire. Le VBOA peut être amené à discuter ou à clarifier les demandes avec les personnes concernées.
La demande d'accès aux dossiers peut être adressée au conseiller en information et politique de la VBOA par courrier à l'adresse suivante : VBOA Information and Policy Advisor, 9960 Mayland Drive, Suite 402, Henrico, VA 23233, ou par e-mail à l'adresse alessandra.gabriel@boa.virginia.gov. Veuillez nous contacter par téléphone au (804) 367-0728 ou par fax au (804) 527-4409.
En outre, le Conseil consultatif sur la liberté d'information est à votre disposition pour répondre à toute question concernant la FOIA. Vous pouvez contacter le Conseil par e-mail à l'adresse foiacouncil@dls.virginia.gov ou par téléphone au (804) 698-1810 ou 1-866-448-4100.
Responsabilités de la VBOA dans la réponse aux demandes
La VBOA doit répondre aux demandes dans les cinq jours ouvrables suivant leur réception. Le jour 1 est considéré comme le jour suivant la réception de la demande. La période de cinq jours ne comprend pas les week-ends ni les jours fériés.
Il n'est pas nécessaire d'indiquer le motif de la demande de documents. La FOIA permet au VBOA de demander à l'individu de fournir son nom et son adresse légale.
La FOIA impose au VBOA d'apporter l'une des réponses suivantes dans le délai de cinq jours :
- Le VBOA fournit les documents demandés dans leur intégralité.
- La VBOA refuse de communiquer tous les documents demandés, car ils font tous l'objet d'une exemption statutaire spécifique. Si tous les documents sont retenus, la VBOA doit envoyer une réponse écrite à la personne concernée. Cet écrit doit identifier le volume et l'objet des documents retenus et indiquer la section spécifique du code de Virginie qui autorise la rétention.
- Le VBOA fournit certains des documents demandés, mais en retient d'autres. Le VBOA ne peut pas retenir l'intégralité d'un document si seule une partie de celui-ci fait l'objet d'une dérogation. Dans ce cas, le VBOA peut expurger la partie du dossier qui peut être retenue et doit fournir à l'individu le reste du dossier. Une réponse écrite doit être fournie, indiquant la section spécifique du code de Virginie qui permet de ne pas divulguer certaines parties des documents demandés.
- Le VBOA informe la personne, par écrit, que les documents demandés sont introuvables ou inexistants. Toutefois, si la VBOA sait qu'un autre organisme public détient les documents demandés, elle doit inclure les coordonnées de l'autre organisme public dans sa réponse.
- S'il est pratiquement impossible pour le VBOA de répondre à la demande dans le délai de cinq jours, il doit indiquer par écrit les conditions qui rendent la réponse impossible. Vous disposerez ainsi de sept jours ouvrables supplémentaires, soit un total de 12 jours ouvrables pour répondre.
Si la demande porte sur un grand nombre de documents et que le VBOA estime ne pas pouvoir fournir les documents dans un délai de 12 jours ouvrables sans perturber les autres responsabilités de l'organisation, le VBOA peut demander au tribunal un délai supplémentaire pour répondre à la demande. Toutefois, le site FOIA exige de faire un effort raisonnable pour parvenir à un accord concernant la production des documents avant de saisir le tribunal pour demander un délai supplémentaire.
Coûts
La personne peut être amenée à payer les documents demandés à la VBOA. La FOIA permet de facturer les coûts réels de réponse aux demandes de FOIA. Il s'agit notamment du temps passé par le personnel à rechercher les documents demandés, des frais de copie ou de tout autre coût directement lié à la fourniture des documents demandés. Il ne peut pas inclure les frais généraux. Le particulier peut demander un devis à l'avance.
Si la VBOA estime que la réponse à une demande coûtera plus de200 $, elle peut exiger un acompte ne dépassant pas le montant de l'estimation avant de donner suite à la demande. Le délai de cinq jours ne comprend pas le temps écoulé entre la demande de dépôt et la réponse.
Si une personne doit de l'argent pour une précédente demande de FOIA qui est restée impayée pendant plus de 30 jours, le VBOA peut exiger le paiement de la facture en souffrance avant de répondre à une nouvelle demande de FOIA.
Un organisme public peut facturer des frais raisonnables ne dépassant pas le coût réel encouru pour accéder aux documents demandés, les dupliquer, les fournir ou les rechercher, et doit faire tous les efforts raisonnables pour fournir les documents demandés au coût le plus bas possible. Aucun organisme public n'impose de frais ou de dépenses supplémentaires, intermédiaires ou excédentaires pour couvrir les coûts généraux liés à la création ou à la tenue de dossiers ou à la conduite des affaires générales de l'organisme public. Les frais de duplication facturés par un organisme public ne doivent pas dépasser le coût réel de la duplication. Avant de procéder à une recherche de documents, l'organisme public informe le demandeur par écrit qu'il peut exiger des frais raisonnables ne dépassant pas les coûts réels encourus pour l'accès, la duplication, la fourniture ou la recherche des documents demandés et demande au demandeur s'il souhaite obtenir une estimation des coûts avant la fourniture des documents demandés, conformément à la sous-section F de l'article.2 2- du code de la Virginie.3704
